Современные средства автоматизации – специальные программные разработки – позволяют существенно сократить время, которое затрачивается на решение тривиальных бизнес-задач. Например, оформление командировки. При наличии удаленного филиала или головного офиса подготовка к командировке сотрудника занимает массу времени. Необходимо заполнить заявку, согласовать ее с руководителем, отправить в службу персонала и получить авансовый платеж на служебные расходы. А после командировки сотрудник вынужден подготовить комплекс документов, отчитаться о расходах и согласовать отчет в бухгалтерии. Целый ряд действий отнимает массу рабочего времени у каждого участника этой цепочки.

Автоматизация оформления командировок, например, с помощью облачного бизнес-приложения , сокращает лишние временные и денежные затраты, предоставляя возможность проделывать всю процедуру в электронном виде. Вместо традиционной схемы процедура согласования способна выглядеть следующим образом:

• формирование заявки с указанием всех значимых параметров;
• подтверждение заявки руководителем в режиме онлайн;
• бронирование билетов и гостиницы в системе;
• заполнение авансового отчета с загрузкой фото чеков и скан-копий всех требуемых документов.

Какие задачи призвана решить автоматизация оформления командировок

Использование централизованной системы позволяет исключить потери бумажных документов и лишние простои. Процесс согласования командировки может затрагивать сотрудников в разных филиалах компании, соответственно, бумажная волокита затягивается. Программные средства управления решают эту и многие другие проблемы:

• сокращается время простоя при согласовании документов, работа в компании производится в соответствии с установленным регламентом;
• осуществляется максимальный контроль над исполнением обязательств и документов;
• обеспечивается прозрачность внутренних бизнес-процессов;
• отлаживается электронный документооборот;
• уменьшается количество оборачиваемых внутри компании бумажных документов.

Всё это в конечном итоге позволяет экономить компаниям до 50% времени и до 40% расходов. Это особенно ощутимо для крупных компаний. Хотите узнать, как компания Шнейдер Электрик сократила временные затраты на командировочный процесс от 5ти дней до 2х? Читайте .

Как работает автоматизация командировки

Сотрудник самостоятельно заполняет заявку в приложении, указывая в ней цель поездки, ее продолжительность и пункт назначения. Руководитель получает уведомление на электронную почту или в виде push-сообщения и рассматривает заявку. Есть ошибки? Заявка возвращается сотруднику на доработку. Если все условия в ней заданы верно, заявка согласуется и отправляется на рассмотрение ответственному за командировки, который оценивает финансовую целесообразность поездки, определяет занятость сотрудника. Ответственное лицо может бронировать билеты на поезд/самолет самостоятельно или же передоверить эту задачу как самому сотруднику, так и утвержденному туристическому агентству, которое также работает в системе. Отметим, что все политики и правила компании соблюдаются автоматически, а назначение и последовательность ролей в бизнес-процессе настраивается в соответствии с потребностями компании.

После того, как этот этап подготовки завершен, приказ на командировку формируется непосредственно в системе и направляется на утверждение главе отдела кадров и главному бухгалтеру. Затем завизировать документ должен уже генеральный директор компании.

После возвращения из командировки сотрудник формирует авансовый отчет. Интеграция системы с другими инструментами отчетности позволяет существенно сэкономить время на этом этапе. Более того, если компания использует приложение Hamilton Командировки, то для отчёта по поездкам очень удобно использовать также и приложение , в которое все данные по командировке подтягиваются автоматически.

Специальные программы принимают различные виды подтверждающих документов, соответствующие файлы хранятся в системе и могут быть истребованы для проверки в любой удобный момент. При это руководитель постоянно имеет возможность контролировать происходящие процессы и анализировать траты.

Результат говорит сам за себя

Внедрение автоматизации командировок имеет следующий итог:

• уменьшаются сроки на согласование документов;
• совершенствуется эффективность планирования командировок;
• сокращаются трудозатраты на оформление документов и организацию командировок;
• разрабатывается инструмент контроля над командировочными расходами;
• контролируется подготовка отчетной документации.

В комплексе программные инструменты работают на повышение эффективности всех происходящих бизнес-процессов, позволяют сократить лишние временные затраты и оптимизировать расходы. Для повышения эффективности работы отделов, филиалов и целых компаний они являются незаменимыми.

Преимущества использования специальных приложений

Разработанные для автоматизации командировок программы становятся эффективным инструментом современного бизнеса. Они максимально удобны и эффективны за счет следующих параметров:

• Мобильность. Использовать их можно где угодно: на смартфоне, планшете или персональном компьютере.
• Самостоятельное или делегированное бронирование. Сотрудник может заказать билеты и жилье самостоятельно или передоверить подготовку опций travel-координатору компании или туристическому агентству.
• Простота доступа к документам. Все выписанные билеты, ваучеры на отели, другие услуги доступны в несколько кликов, так же быстро можно запросить опции по командировке у туристических агентств.
• Согласие с правилами компании. Каждый запрос на командировку автоматически проверяется на соответствие установленному регламенту предприятия.
• Прозрачность документации. Большое количество параметров открывает возможность для развернутого анализа и оптимизации расходов.
• Оперативная подготовка полного пакета документов. Приказ на командировку и другие документы создаются в автоматическом режиме в соответствии с установленными в компании правилами.
• Гибкие возможности для интеграции. Заказы на бронирование билетов и гостиницы, обработка счетов от туристических агентств производятся непосредственно в программе.

Приложения успешно внедряются в существующие в компании системы, могут эффективно использоваться с вместе другими инструментами для контроля и оптимизации расходов, подготовки различных отчетов, планирования бизнес-процессов.

Особенности программы: гибкое штатное расписание без ограничения уровня вложенности с возможностью включения филиалов с собственной структурой;импорт и экспорт данных по сотрудникам из программ 1С (Бухгалтерия, Зарплата и Кадры, Комплексная и т.д.);сохранение приказов и отчетов в редактируемых форматах XLS, DOC или ODT, ODS (независимо от того, установлен у Вас Microsoft Office или Open Office);табель учета рабочего времени, автоматически формирующийся на основании существующих приказов по сотруднику и графику его работы. Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.);возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу;возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках; Программа разработана для помощи кадровикам при расчёте стажа. По записям в трудовой книжке производится расчёт общего и непрерывного стажа сотрудников. Все расчёты, производимые пользователем автоматически сохраняются в базе данных. Таким образом программа представляет собой электронную картотеку трудовых книжек сотрудников. Программа имеет полностью заполненный справочник статей увольнения согласно новому Трудовому Кодексу. Интерфейс пользователя программы интуитивно понятный, и для работы с программой не требуется глубоких знаний по работе с персональным компьютером. Также программа имеет функцию вывода на печать отчёта о стаже сотрудников. Программа позволяет вести учет внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.д.). Вы сможете назначать список ответственных за согласование входящих документов с последующим отслеживанием статуса с уведомлением о дате согласования. Программа может привязать к документу неограниченное количество вложенных файлов любого формата (отсканированный факс, файлы MS Word, MS Excel и т.д.), вести структурированые справочники по сотрудникам (согласователи и исполнители), организациям (получатели и отправители), формировать наглядные отчеты по внутренним документам (вести журнал документов по организации) и корреспонденции, производить поиск необходимого документа по одному или нескольким реквизитам (номер, тип, дата создания и т.д.)
Опубликована в сборнике программ: 20.11.2010 г.

Операционная система: Windows
Размер программы (дистрибутива): 1104 Kb
Тип лицензии: FreeWare

Программа подготовки документов и ведения данных по командировкам. Используются формы, утвержденные постановлением № 1 Госкомстата от 05.01.2004 г. Программа позволяет: - готовить данные на командирование; - распечатывать все формы командировочных документов (ф.ф. Т-9, Т-9а, Т-10, Т-10а, АО-1); - распечатывать чистые бланки всех документов по командировкам; - готовить данные авансового отчета по командировке; - формировать журнал учета командировок; - вести данные по затратам на командировки и формировать отчеты в разрезе тем и подразделений за любой интервал дат; - формировать справки по командировкам без отчета и список командировок сотрудника за любой интервал дат; - выполнять резервное копирование (в т.ч. автоматическое) и восстановление базы данных; - обслуживание справочников сотрудников, должностей (профессий), подразделений, населенных пунктов, организаций, целей командирования и учетных тем. Без регистрации программа работает как Demo-версия со следующими ограничениями: 1) Нет возможности изменять срок и даты командирования. 2) При формировании командировок и во всех формах и бланках отображается искаженная информация. В версии 3.1 1) Добавлена возможность печати сразу нескольких выбранных командировок. Это удобно для тех случаев, когда приказы на командирование в организации не выпускаются. 2) Аналогично, можно формировать и распечатывать сразу несколько служебных заданий по выбранным записям. 3) Появилась возможность модифицировать шаблон командировки (форма Т-10), например, разместить на нём логотип фирмы. 4) Есть возможность настройки печати односторонней командировки (некоторые организации печатают командировки на обратной стороне служебного задания). 4) Увеличена разрядность поля «код темы» в справочнике тем до 20 знаков. 5) В авансовый отчет добавлена возможность ввода данных по авансам, остаткам и перерасходу командировочных средств. 6) В настроечной форме размерность поля для ввода кода ОКПО увеличена до 10 знаков.

При добавление программы, в каталог нашего сайта, ссылка на Командировки v 3.1 , проверялась антивирусом, но так как файл находится на сервере разработчика или издателя софта, он может быть изменён, мы рекомендуем перед загрузкой программного обеспечения к себе на компьютер, проверять файлы в режиме On-Line антивирусом - откроется в новом окне и будет проверена!

Вы можете скачать Командировки v 3.1 по ссылке разработчика программы:

Скачать Командировки v 3.1

1104 Kb

Данная публикация программы Командировки v 3.1 является свободно распространяемой версией программного обеспечения.

Если данная программа понравилась, то поделитесь её в соцсетях:

Скачать похожие программы:

Командировка 1.3. Shareware
Командировки 4.1 Shareware
Командировка v1.0 FreeWare

Вы можете оставить своё мнение о программе Командировки v 3.1 или комментарии, а также сообщить о битой ссылке на скачивание.
Если у Вас есть вопрос по работе с программой «Командировки v 3.1 », Вы можете задать его здесь, так как многие авторы программ и издатели отслеживают сообщения на этом сайте!
Все рекламные сообщения не по теме, а также ссылками и телефонами будут удаляться!

Оформлять командировочное удостоверение или нет - решает сама компания. Бланк перестал быть обязательном в кадровом делопроизводстве. Однако лучше оформить: документ позволит подтвердить суточные издержки работника в командировке. Расскажем, как оформлять Командировочное удостоверение в 2020 году: бланк и образец скачайте бесплатно.

Заполнить документы на командировку удобно в программе БухСофт. Программа подберет все необходимые реквизиты и проверит бланк на ошибки.

Заполнить документы на командировку онлайн

Обязательны ли командировочные удостоверения в 2020 году

Нет выписывать сопроводительные документы на командировку или нет, решает только работодатель. С 2015 года удостоверение и служебное задание перестали быть обязательными первичными документами.

Подтвердить продолжительность служебной поездки можно по следующим документам:

• приказ или распоряжение руководства;
• проездные билеты;
• отчет о выполнении задания;
• служебные записки и пояснения работника;
• табель учета рабочего времени.

Бланк командировочного удостоверения использует большинство организаций, ИП и фирм. Конечно, это удобно. Ведь формуляр содержит фактические отметки о выбытии и возвращении работника.

Выдавать командировочное удостоверение или нет?

Принять решение может только руководитель компании. Чтобы правильно оценить ситуации, следует оценить количество поездок, совершаемых работниками в год. Также посоветуйтесь с финансистами и кадровиками. Возможно, им удобнее работать по старым правилам. То есть, выписывать удостоверение, вместо кропотливых вычисление дней по проездным билетам.

Решили использовать командировочные удостоверения в работе? Утвердите свое решение отдельным приказом. Либо включите норматив в положения учетной политике. Закрепите бланк КУ в приложении. Опишите правила заполнения.

Учтите, что принимающие компании могут отказать от оформления командировочных удостоверений. То есть, не проставить отметку о прибытии работника на место назначения. В таком случае, следует договориться с принимающей стороной.

Какой бланк использовать

Сопроводительные документы в командировку - не обязательны. Поэтому, какой бланк заполнять для работы - решает сама фирма. Можно использовать унифицированный формуляр №Т-10, закрепленный Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 года.

Разрешено разработать собственный бланк. Структуру документа закрепите приказом или в учетной политике. Учтите, что для своего первичного документа, следует учитывать требования ст. 9 закона № 402-ФЗ. Проследите, чтобы ваш формуляр содержал обязательные реквизиты:

• название бланка;
• дата составления;
• наименование компании или ИП, которая выписала командировочное удостоверение;
• содержание операции, подтверждаемой первичкой (направление работника в служебную поездку);
• величина натурального измерения операции, в нашем случае, это календарные дни;
• ответственные лица, их ФИО, должности и подписи.

Реквизиты проверьте заранее, до утверждения нового бланка. Если какой-то информации не хватает, то такой документ нельзя принимать к учету. Обратите внимание, что структура командировочного удостоверения должна содержать и дополнительные реквизиты.

• Статья по теме: Нужно ли командировочное удостоверение?

Порядок заполнения командировочного удостоверения

Раскройте следующую информацию на титульном листе командировочного удостоверения:

Реквизит	Расшифровка
Наименование организации или ИП	Указывайте полное название организации, а в скобках пропишите сокращенное. Если таковое предусмотрено уставом фирмы. Если бланк заполняет ИП, то необходимо указать ФИО полностью
	Отразите код, присвоенный фирме при постановке на учет
Номер и дата документа	Устанавливается в хронологическом порядке. Чтобы обеспечить полный и достоверный учет, рекомендуем завести журнал учета выданных командировочных удостоверений. Такой подход позволит исключить ошибки в нумерации документов
ФИО работника	Сведения должны совпадать с паспортными данными, иначе командировка будет считаться недействительной
Место работы и должность	Пропишите наименование структурного подразделения и должность работника
Место командирования	Указывается город, наименование принимающей стороны
Цель поездки	Необходимо прописать конкретную цель, с которой работник отправляется за пределы основного местоположения работодателя. Это и есть служебная задача, которую необходимо решить в поездке
Количество дней и сроки поездки	Отразите точную продолжительность командировки в календарных днях. Отдельно укажите сроки, с какого по какое число продлится отъезд
Реквизиты документа, подтверждающего личность	Достаточно указать паспортные данные командированного специалиста. Только при предъявлении документа, подтверждающего личность, КУ считается действительным

Оборотная сторона предназначена для отметок о выбытии и прибытии. Запись подтверждается печатью организации (при наличии).

Командировочное удостоверение в налоговом учете

Еще один важный момент, почему фирмы продолжают оформлять КУ. Бланки позволяют подтверждать командировочные расходы при исчислении налога на прибыль. То есть, при налоговой проверке, организации будет достаточно подать командировочные листы, чтобы подтвердить затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Командировочное удостоверение является основанием, чтобы работодателю не исчислять НДФЛ и страховые взносы с начисленных суточных (п. 3 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 422 НК).

Взносы и НДФЛ не начисляют только с ограниченных сумм. Если суточные в день превышают утвержденного в НК РФ лимита, то отчисления придется уплатить в бюджет.

Нормы по суточным утверждены в размере 700 рублей для поездок по России и 2 500 рублей в день - для заграничных выездов. Если фирма платит суточных больше, то с разницы начислите НДФЛ и взносы.

Если компания не выписывает командировочные, то подтвердить освобождение от начисления взносов и НДФЛ с суточных позволят документы. Это могут быть приказы о командировании, табеля учета рабочего времени, проездные билеты и служебные записки.

ArtConfig: Командировки

Удобная, многофункциональная, масштабируемая программа для командировок «ArtConfig: Командировки », предназначена для ведения учета плановых и фактических командировок, с целью прогнозирования трудозатрат и финансовых затрат, а так же, с целью объединения нескольких командировок и отправки экспресс-почты, в одну.

Кроме того, на основании заполненной заявки командировки , можно создать документ «».

На основании документа «Смета командировочных расходов », можно распечатать заявление на перечисление денежных средств под отчет и смету командировочных расходов.

Конфигурация «ArtConfig:Командировки » будет простым и удобным средством для учета командировок в любой сфере деятельности.

Возможности:

• составление заявок в командировку;
• составление авансовой сметы командировочных расходов;
• печать заявления в бухгалтерию и сметы командировочных расходов;
• отметка бухгалтером фактических затрат по отношению к выданным авансам на основании предоставленных чеков;
• обработка группового утверждения и оплаты смет командировочных расходов;
• отчет по командировкам;
• сводный отчет по командировкам, который показывает пересекающиеся командировки, с целью их объединения;
• отчет на диаграмме Ганта по загрузке сотрудников по командировкам. Отчет можно построить в разрезе по сотрудникам, городам и автомобилям;
• отчет по утвержденным и оплаченным сметам командировочных расходов;
• разграничение прав доступа к заявкам пользователей с ролью Начальник отдела (сотрудники могут просматривать командировки друг друга, но не могут редактировать и удалять чужие заявки).

Преимущества:

• удобный продукт для контроля командировочных расходов, а так же анализа командировок, составления графика;
• удобный, понятный интерфейс;
• код программы для командировок, открыт. Вы можете дорабатывать конфигурацию под свои нужды.
• Оперативная техническая поддержка, индивидуальный подход к каждому клиенту!

Если нужна Демка, прошу написать мне на .

*Демо через браузер не всегда хорошо отображается. Желающим, могу предоставить доступ в терминальном режиме. В этом ничего сложного и страшного. Пишите мне на электронную почту.
В демо-версии не полностью пропечатывается текст заявления. К сожалению, это ограничение 1С платформы и веб-интерфейса. Могу предоставить доступ к удаленному рабочему столу для тестирования этой конфигурации. Если демо-версия программы для ведения командировок не запускается или Вы обнаружите какую-то ошибку в Конфигурации, буду очень признателен, если Вы напишите мне на электронную почту – [email protected] ! Спасибо!

Вопросы